Het imago van veel IT-afdelingen en -managers staat onder druk. Collega’s uit de business verwachten duidelijkheid, snelheid en betrouwbaarheid. Tegelijkertijd moet je als CIO of IT-manager complexe IT-diensten draaiende houden én communiceren over projecten, verstoringen, verbeteringen en successen. Heldere communicatie is dan geen luxe, maar noodzaak.

BePresent helpt je jouw communicatie professioneel in te richten – planmatig, meetbaar en herkenbaar.

Wij zijn jouw communicatieadviseur voor langere tijd. Onze dienstverlening draait om het versterken van jouw interne communicatiekracht, met een tweerichtingsaanpak die jouw organisatie zélf leert toepassen. Dat kost tijd, maar we garanderen je dat je het zelf gaat kunnen. Wij helpen je bouwen aan duurzame communicatievaardigheden binnen je eigen IT-afdeling. En pakken dit samen met jou aan: strategisch én praktisch!

Identiteit als vertrekpunt

Sterke communicatie begint met een sterk fundament. Daarom starten we onze aanpak met het gezamenlijk verhelderen van de missie en visie van de IT-afdeling. Wat is jullie bestaansreden, en waar willen jullie naartoe? Die antwoorden vormen de kern van jouw IT-afdelingsidentiteit – de basis waarop we verder bouwen aan herkenbare en consistente communicatie, intern en extern.

Gelijkertijd voeren we een grondige inventarisatie uit. Hoe wordt IT momenteel ervaren binnen de organisatie? Welke beelden leven er bij collega’s? Waar gaat het goed, en waar wringt het? We brengen dit in kaart via interviews, surveys en analyse van bestaande communicatiekanalen. Deze nulmeting vormt de basis voor een communicatieplan om jouw identiteit te vertalen naar het gewenste imago met heldere doelen, een logische opbouw en concrete acties. En starten we met het ontwikkelen we een herkenbare brand line voor IT: een eigen stijl, toon en uitstraling die terugkomt in al je communicatie-uitingen.

Planmatige, resultaatgerichte communicatie

Communicatieacties leveren niet altijd het gewenste effect. Communicatie moet je managen. BePresent gelooft in planmatige communicatie die je structureel verbetert. Daarom bouwen we een communicatieve PDCA-cyclus in en leren we je hoe je die managet, net zoals je IT-processen managet: Plan-Do-Check-Act. Dat zorgt ervoor dat je niet alleen uitvoert, maar ook evalueert, bijstuurt en verbetert waar nodig.

Bij de inrichting van jouw nieuwe communicatieaanpak zetten we onder andere concreet in op:

• Het instrueren van servicedeskmedewerkers en andere IT-professionals, zodat zij op een eenduidige en klantgerichte manier communiceren.

• Het begeleiden van projectcommunicatie, afgestemd op de merkidentiteit van de IT-organisatie.

• Het (laten) ontwikkelen van communicatiemiddelen zoals nieuwsbrieven, visuals, updates of interactieve formats.*

• Het betrekken van de interne communicatieafdeling waar mogelijk, zodat er optimaal wordt samengewerkt.

Elke maand evalueren we de voortgang en bepalen we samen vervolgstappen. Want jij blijft aan het roer, wij ondersteunen je als sparringpartner en adviseur. Daarbij maken we gebruik van onder andere XLA-metingen om concreet inzicht te krijgen in beleving, knelpunten en verbeterkansen. Daarmee weet jij precies waar in de organisatie onduidelijkheid leeft – en waar je gericht kunt ingrijpen.

* BePresent ontwikkelt pakkende communicatiemiddelen die jouw doelen ondersteunen. Waar mogelijk werken we graag samen met de afdeling Communicatie in jouw organisatie. De ervaring leert dat er vaak (te) weinig tijd of zelfs animo is om de IT-afdeling structureel te ondersteunen bij haar communicatie.

Samen bouwen aan vertrouwen

Een goede reputatie bouw je niet in één kwartaal. Die komt te voet – en oh wee, die gaat te paard. Daarom kiezen we bij BePresent voor een langdurige verbinding. Want onze aanpak is gericht op structurele verandering, niet op cosmetische quick fixes. Dus blijven we betrokken zolang het nodig is om jouw IT-afdeling duurzaam sterker, zichtbaarder en herkenbaarder te maken. Zo bouw je stap voor stap aan vertrouwen – en dat begint van binnenuit.

Van project naar partnerschap

Onze dienstverlening start met een eenmalig advies- en implementatietraject waarin we samen de basisinrichting van jouw IT-communicatie vormgeven: Het opstellen van het communicatieplan, het scherpstellen van missie en visie, het ontwikkelen van een herkenbare brand line en het opstarten van de eerste communicatiestromen. Staat die basis eenmaal stevig, dan kun je overstappen op een abonnementsvorm. Daarmee zorgen we voor maandelijkse ondersteuning, regelmatige evaluaties, het bepalen van vervolgstappen en het uitvoeren van metingen zoals XLA’s. Daarnaast ontwikkelen we communicatiemiddelen op aanvraag, op basis van duidelijke afspraken en vooraf geoffreerde prijzen. Zo houd je grip op kwaliteit én kosten.

Ben jij klaar om jouw IT-afdeling op de kaart te zetten? Neem contact met ons op. Niet omdat het moet, maar omdat je weet dat het beter kan. BePresent helpt je zichtbaar vooruit.