Hoe lang horen en lezen we al over mislukte IT-projecten? Lees Ernst & Young’s IT barometer, luister naar wat Forrester en andere autoriteiten ons vertellen of vraag het de CIO’s en IT-managers. Amper de helft van alle IT-projecten wordt tot een goed einde gebracht. In de huidige tijd is dat een ondermaats resultaat.

Zelfs met de uitgekristalliseerde projectmanagementmethodieken zoals PRINCE, lukt het nog steeds niet een meerderheid van de business-IT projecten tot een goed einde te brengen. Onderzoek heeft aangetoond dat 70% van deze fouten is te wijten aan slechte communicatie en gebrek aan acceptatie door gebruikers. Wij verbeteren jouw projectresultaten door impactvolle projectcommunicatie en engagement programma’s. Daarmee verbeteren en versnellen we de gebruikersacceptatie en -adoptie. Want dat is jouw garantie voor een hoger en sneller rendement op je IT-investeringen.

KING of projects

Wij horen nog wel eens: “Zo, het systeem werkt.” Maar nu de mensen nog! Want wat is een werkend systeem als de mensen het niet of suboptimaal gebruiken? KING of projects is onze aanpak waarmee we jouw project(en) écht succesvol maken. Wat wij dus doen, is gericht op de mensfactor binnen IT-projectmanagement. Want als de mensen niet met het systeem willen of kunnen werken, dan heb je je doel niet bereikt.We informeren de verschillende gebruikersgroepen al in een vroegtijdig stadium over het nut en de noodzaak van die nieuwe werkwijze en/of dat nieuwe systeem. We voeren actief communicatiemanagement zodat er geen ruimte voor twijfel en vooroordelen bestaat. Daarnaast meten we voortdurend hoe de verandering beleefd wordt en wat de mate van acceptatie en adoptiebereidheid is. We zorgen ervoor dat alle organisatorische go-live voorbereidingen zijn getroffen en dat gebruikers over de juiste kennis en vaardigheden beschikken. Na live-gang controleren en rapporten we over het systeemgebruik en komen met aanvullende interventies zoals coaching of proces/systeem verbeteringen.Ook kunnen we jou onze KING of projects aanpak leren als de de Management of Change (MoC) aanpak voor je toekomstige IT projecten.

Uiteenlopende communicatie producten

We stellen de organisatorische gevolgen van het IT-project vast en stemmen hier een passende Management of Change (MOC) aanpak op af. We houden dus rekening met de bedrijfscultuur, het absorptievermogen en de aanpassingsbereidheid. Bovendien richten we een governance-structuur in voor een goede implementatiesturing. We stellen change agents aan die lokaal helpen de verandering in banen te leiden en ondersteuning bieden tijdens de go-live fase.

We bedenken we een communicatieplan voor de systematische uitvoering van de projectcommunicatie naar de toekomstige gebruikers en andere belanghebbenden. Het plan is gericht op het overdragen van kennis over de nieuwe werkwijze en het systeem en het creëren van een positieve houding ten aanzien van de veranderingen. Dit realiseren we aan de hand van de communicatie-agenda en met behulp van effectieve middelen. Zoals een informatieportaal, bewustwordingscampagnes, nieuwsbrieven, informatiesessies, enz. Vergeet niet rekening te houden met een budget voor productiekosten.We zullen de uitvoering van het communicatieplan nauwlettend managen. Graag betrekken we ook communicatiemedewerkers uit uw bedrijf om daarmee kosten te drukken. We kunnen hen de kneepjes van onze projectcommunicatie aanpak leren voor uw toekomstige projecten.

Wij organiseren interactieve informatiesessies om het wat, waarom en hoe van het nieuwe systeem uit te leggen. Daarbij leggen we ook uit wat de voordelen zijn voor een ieder zijn. Eventuele nadelige gevolgen gaan we niet uit de weg. Transparantie is van ’t grootste belang! Zo kunnen we potentiële obstakels vaststellen die de implementatie in de weg staan. Bijvoorbeeld de noodzaak van voorbeeldgedrag en leiderschap, trainingsmogelijkheden en andere voorwaarden om gebruikers goed voor te bereiden. Vervolgens haken we daarop in met gerichte interventies. We bieden ook een sneak preview of demo van het systeem om buy-in te krijgen. De Change agents krijgen uiteraard een speciale training om ze voor te bereiden op hun taken.

Gebruikers krijgen specifieke training in het gebruik van het nieuwe systeem gericht op hun dagelijkse taken. Zij krijgen ook achtergrondinformatie over de business doelstellingen van het systeem. Samen met de change agents stellen we het trainingscript en de use cases vast. Voor de ontwikkeling van het trainingsmaterieel maken we eventueel gebruik van experts – bijvoorbeeld als er een e-learning omgeving wordt gebruikt. Change agents worden opgeleid om de gebruikerstraining te geven en/of te begeleiden. Meestal samen met de systeemexperts die alle ins en outs ervan kennen.

Het projectteam heeft de verantwoordelijkheid voor de levering van een goed resultaat. Met PULSE4Projects meten we hoe goed het team in z’n vel zit. Hierbij meten we: geloof in een goed resultaat én bereidheid tot maximale inzet. Zo kunnen we eventuele beperkingen vaststellen – op persoonlijke of (sub)team niveau – en ingrijpen indien nodig om het team in goede gezondheid te houden. Het kan gebeuren dat we factoren buiten het projectteam moeten verbeteren om het resultaat te waarborgen. De PULSE-vragen worden vastgesteld door de gebruikers zelf en de enquête is anoniem. Het is een krachtig instrument bij het verbeteren van het projectresultaat.

Dit is een belangrijk instrument om de acceptatie onder gebruikers in de verschillende business units meten. Het legt diverse facetten van de verandering bloot: kennis over de verandering, hun motivatie om het nieuwe systeem te gebruiken en hun vermogen om er goed mee te kunnen werken. Eventuele knelpunten worden op business unit-niveau aangetoond met gerichte acties tot gevolg. Zoals het intensiveren van communicatie en opleidingen. De PULSE-vragen worden samengesteld door de gebruikers zelf en de enquête is anoniem. Dit betekent dat het hún instrument is, belangrijke voorwaarde voor acceptatie.

Na go-live begint het echte spel. Gebruikers moeten met de werking van het systeem aantonen. Niet in technische zin, maar vanuit business perspectief: voegt het systeem de verwachte waarde toe? Om die business value werkelijk aan te tonen, monitoren we het gebruik en bieden handvatten voor verbeteringen. We implementeren een PDCA-cyclus voor continue proces- en systeemverbeteringen. Wij bieden tevens coaching en managementadvies. Ondanks het feit dat het project klaar lijkt te zijn bij oplevering, is COMMIT juist een onmisbare schakel in het projectketen.

BePresent KING of projects